Alla frågor i ansökan måste besvaras vid ett och samma tillfälle. Det går inte att spara ansökan och fortsätta vid ett senare tillfälle.

I ansökan ska ni ange vilket bankkontor ni vill besöka för underskrift av avtal när föreningen blivit godkänd som kund i banken. Då det är föreningens företrädare gentemot Swedbank som ska besöka banken är det bra att ange ett bankkontor som ligger nära. Har ni valt att föreningen ska företrädas två i förening ska båda företrädarna alltid vara med på det första mötet med banken.

Ansökan - ideell förening

1. Boka möte med oss

När ansökan om att bli kund i banken är godkänd får ni ett välkomstbrev till föreningens officiella postadress. Ni ska då kontakta det bankkontor ni uppgav i ansökan för att boka ett möte. Det är föreningens företrädare gentemot Swedbank som ska besöka bankkontoret. Har ni valt att föreningen ska företrädas två i förening ska båda företrädarna alltid vara med på det första mötet med banken. Om föreningen företräds var för sig räcker det att en företrädare är med på mötet.

På mötet kommer ni skriva under avtalen, aktivera föreningens konto och upp ge vilka som ska vara användare av internetbanken. Kom ihåg att ta med följande till mötet:

• Det i välkomstbrevet medföljande dokumenten Avtal företagstjänster, Avtal företagskonton och Information om insättningsgarantin
• Ert sparade original av Fullmakt ideell förening
• Giltig legitimation
  
• Namn och personnummer för de personer som ska vara användare av föreningens internetbank

2. Kom igång med internetbanken

De personer som ni utsett till behörighetsadministratör för internetbanken lägger upp övriga användarnas individuella behörigheter direkt i Internetbanken. I Internetbanken kan ni också beställa Bankkort Business till de i föreningen som ska ha ett sådant.

Information om behörigheter i internetbanken

Nu är ni klara och kan komma igång!

Ta stöd av checklistan för ansökan om att bli ny kund.
Om dokument eller formalia som vi på banken behöver ta del av, och därmed är obligatoriska att skicka in, saknas kommer vi inte kunna hantera ert ärende.

Vi behöver få följande obligatoriska handlingar:

• Komplett ifylld Ansökan Ideell förening
• Dokumentet Fullmakt Ideell förening
• Föreningens senast antagna stadgar
• Samtliga årsmötesprotokoll som visar val av nuvarande styrelseordförande samt övriga styrelseledamöter
• Protokoll som visar vilka personer som ska vara företrädare gentemot Vadstena Sparbank
  
• Dokument som ytterligare beskriver föreningens verksamhet och ekonomi tex verksamhetsplan, verksamhetsbeskrivning, årsredovisning och budget.

Hur lång tid det tar att handlägga ditt ärende beror på om allt underlag som behövs är inskickat och hur komplext ärendet är. Vi kan därför inte ange handläggningstiden exakt i antalet dagar.

Under perioden mars till juni så är det många som vill genomföra ändringar efter årsmötet. Tänk på att läsa igenom vilka dokument som ni behöver skicka in och att beslutsformuleringarna är korrekta, för att minska behovet av kompletteringar.

Under tiden vi handlägger ditt ärende kan vi inte svara på hur lång tid det tar eller svara på enskilda frågor i ärendet. Vid ofullständiga handlingar kan vi inte hantera din begäran och skickar tillbaka begäran för komplettering.

En bekräftelse på mottaget ärende skickas alltid från oss per post eller mejl, till de uppgifter som angetts i ansökan, senast dagen efter att vi har tagit emot ärendet.

När vi påbörjat ditt ärende, kommit fram till ett beslut eller om något saknas får du också återkoppling per post eller mejl, till de uppgifter som angetts i ansökan.

Vi kan i dagsläget inte godkänna digitala signeringar av blanketter eller protokoll. Det gäller även signeringar med BankID. Vi arbetar för att hitta lösningar som gör att digitala signeringar ska kunna godkännas i framtiden.

Om föreningen fattat ett internt beslut att signera dokument elektroniskt kan det självklart fungera inom föreningen och mot andra aktörer som kan godkänna signaturer på detta sätt, men gentemot oss så måste dokument fortfarande ha "fysiska" underskrifter. Om medlemmar inte kan träffas fysiskt för underskrifter (gäller även redan digitalt signerade handlingar) får handlingar postas mellan dem som ska underteckna.

En fullmaktshavare kan utföra de rättshandlingar som fullmakten omfattar via ett av våra kontor eller, om möjligt, via Kundcenter företag. Det är endast personer som på ett styrelse- eller årsmöte utsetts som företrädare gentemot Swedbank som kan vara fullmaktshavare.

En behörighetsadministratör är den person/personer som getts rätten att i internetbanken styra, genom att tilldela behörigheter, vad de övriga internetbanksanvändarna får utföra för ärenden i internetbanken. Föreningens fullmaktshavare (dvs utsedd företrädare gentemot Vadstena Sparbank) blir per automatik alltid behörighetsadministratör av internetbanken.

En internetbanksanvändare får utföra ärenden via föreningens internetbank. Vilka ärenden som kan utföras beror på vilken behörighet användaren får tilldelad sig av den som är behörighetsadministratör hos föreningen. Föreningens fullmaktshavare (dvs utsedd företrädare gentemot Swedbank) blir per automatik alltid internetbanksanvändare av internetbanken.

Om behörigheten för internetbanken ska gälla ”Var för sig” eller ”Två i förening” behöver man inte följa tidigare beslut om företrädare, utan är fristående från det beslutet – så länge stadgar inte bestämmer annat.

En förening måste ha skrivna stadgar. Stadgarna är föreningens egna interna regler och ska innehålla bland annat föreningens namn, syfte och mål med verksamheten, hur man utser styrelsen, hur beslut ska fattas m.m.

Det är viktigt att föreningen följer sina egna stadgar oavsett vad som är aktuellt för stunden. Avvikelser från föreningens egna stadgars bestämmelser kan innebära att vi inte kan behandla ditt ärende.

Om föreningens stadgar till exempel beskriver att:

• styrelsens ledamöter ska väljas på ett visst sätt (tex av årsmötet),
• styrelsen ska bestå av ett visst antal ledamöter,
• styrelsen ska bestå av ett visst antal poster (tex ordförande, kassör, sekreterare etc) och hur dessa ska fördelas,
• styrelsen ska vara ett visst antal närvarande ledamöter för att det ska vara ett behörigt beslutsfört möte
  

Då behöver föreningen följa dessa.

Om föreningen inte följer bestämmelser i sina stadgar kan det innebära att styrelsen inte är behörig att fatta beslut gentemot tredje part, till exempel oss som bank.

Exempel:
Föreningens stadgar säger att styrelsen ska bestå av 7-9 ledamöter och minst hälften av dessa ska vara närvarade på ett styrelsemöte för att det ska vara behörigt beslutsfört.

Om föreningen då väljer 5 ledamöter så har föreningen inte en behörig styrelse och de valda ledamöterna är inte behöriga att fatta beslut.

Begreppet firmatecknare saknar lagstöd och innebörd för en allmännyttig ideell förening. Därför behöver en ideell förening alltid fatta beslut om vem eller vilka personer som ska företräda föreningen. Dvs vem som har rättighet att använda föreningens konto, ansluta tjänster m.m. enligt blankett Fullmakt Ideell förening. Företrädaren blir även användare och administratör av internetbanken.

Beslutet om företrädare ska vara tydligt och tala om vad företrädarskapet faktiskt innebär och vem det gäller för. För att underlätta beslutet för er som förening har vi tagit fram en mall för beslutet som omfattar nödvändiga formalia. Mallen finns formulerad i ett exempel på styrelseprotokoll i Checklistan ovan. Om årsmötet fattar beslutet kopiera §4 från protokollsmallen till årsmötets protokoll.

Om era stadgar talar om vem som ska utse och vem som ska vara ”firmatecknare”/företrädare samt om de är behöriga ”Var för sig” eller ”Två i förening”, ska beslutet om företrädare följa stadgarnas bestämmelser.

Om föreningen väljer att inte använda vår formulering i sin helhet kan det innebära att vi behöver tolka beslutet och att vi eventuellt inte har möjlighet att behandla ditt ärende.

Läs mer om hur det fungerar med företrädare och fullmakt:
Ideella föreningar, företrädare och fullmakt (pdf)

Blanketten Fullmakt Ideell förening är ett komplement till beslutet om företrädare. Fullmakten tydliggör vad företrädarskapet faktiskt innebär mot specifikt Vadstena Sparbank - vilka personer som får utföra vilka rättshandlingar med fullmakten som stöd utan styrelsens/föreningens specifika godkännande för den aktuella åtgärden. 

Om ni valt att inte använda er av vår formulering i sin helhet i ert beslut om företrädare, kan det innebära att vi inte kan godkänna fullmakten. Eftersom fullmakten är ett obligatorisk dokument för att vara kund i Swedbank kommer inte ansökan kunna godkännas.

Fullmakt ideell förening bifogas beslut om företrädare och undertecknas av samtliga, min.3, personer som undertecknat och justerat det protokoll som visar beslutet om företrädare. Dvs vanligtvis mötets ordförande, sekreterare och 1-2 justerare. Om samma person är fullmaktsgivare och fullmaktshavare förbehåller sig banken rätten att avgöra om fullmakten kan godkännas.